Solitudes GDPR/Persondata forordnings politik

I 2018 trådte en ny databeskyttelsesforordning i kraft som dansk lov. Forordningen gælder foreninger, virksomheder og offentlige myndigheder.

For Solitude betyder det, at foreningens bestyrelse skal informere medlemmerne om, at de har ret til at vide, hvilke oplysninger, foreningen har om dem. I det følgende findes foreningens politik på området og dernæst en gennemgang af de typer informationer, Solitude har om sine medlemmer.

Politik

Ethvert medlem har ret til at vide, hvilke oplysninger, foreningen har om medlemmet og hvad de bruges til. Medlemmet har desuden ret til at få ændret fejlagtige oplysninger. Man kan eksempelvis bede bestyrelsen om en udskrift af egne oplysninger fra foreningens medlemskartotek samt om korrektioner af oplysningerne i tilfælde af, at der er fejl.

Foreningen oplyser ikke medlemsoplysninger på hjemmesiden, med mindre et medlem accepterer dette. Hjemmesiden oplyser dog om bestyrelsesmedlemmernes navne og adresser.

Et tidligere medlem, som har solgt sin ejendom, slettes fra foreningens medlemskartotek efter at der er sket overdragelse til den nye ejer. I tilfælde af mellemværender bliver det tidligere medlems kontaktinformationer først slettet, når mellemværendet er afviklet.

Foreningen får normalt informationer om køberne fra ejendomsmæglerne i forbindelse med handler. Der er tale om de oplysninger, som fremgår af afsnittet nedenfor. Får foreningen yderligere oplysninger, bliver de slettet. Købernes gamle adresse slettes ved flytning til grundejerforeningen.

Medlemmer, som flytter fra et hus, de stadig ejer, bedes informere foreningen om deres nye adresse.

Data gemmes på nogle få computere og disk(e) med sikkerhedskopier. Kun bestyrelsen og webmaster har adgang til medlemsdata.

Bestyrelsen og webmaster har adgang til e-mails, som er sendt til en af foreningens e-mail adresser og kan sende e-mails fra dem.

Informationer som opbevares

Foreningens medlemskartotek indeholder følgende oplysninger om det enkelte medlem:

Disse oplysninger bruges til at kontakte medlemmerne.

Når der er udsendt kontingent-opkrævninger, cirka i marts, registreres alle medlemmer som skyldnere af årets kontingent. Når pengene betales og er registrerede i banken, bliver denne status slettet igen.

Opdateringshistorie

Oprindeligt lavet og lagt på Solitudes hjemmeside den 5. januar 2019. Ændret januar 2020 for at reflektere, at vi ikke længere har en medlemsdatabase i banken, fordi banken har opsagt vores betalingsordning for kontingent pr. 31. december 2019.